Una de las peores cosas que te pueden pasar al usar un archivo de Excel es perder tu trabajo.
Es por eso que casi todos los expertos en Excel recomiendan guardar su trabajo regularmente (ahora Excel incluso tiene una función de guardado automático que le permite guardar archivos automáticamente).
Si bien esta es una buena práctica, recomiendo ir más allá y guardar una nueva copia de su archivo de Excel todos los días o todas las semanas (dependiendo de la frecuencia con la que trabaje en él y de su importancia).
Y una forma rápida de guardar una copia de su archivo existente es usar la opción «Guardar como» en Excel.
En el cuadro de diálogo ‘Guardar como’ puede guardar una copia de su archivo existente donde puede cambiar el nombre del archivo (prefiero agregar fechas para que el nombre sea diferente y fácil de seguir).
Le mostraré algunos atajos de teclado y otras opciones útiles para abrir el cuadro de diálogo «Guardar como».
Métodos abreviados de teclado para abrir el cuadro de diálogo Guardar como
No hay uno, sino dos métodos abreviados de teclado «Guardar como» en Excel.
Y ambos son bastante fáciles de usar.
Guardar como atajo #1 en Excel
La forma más rápida de abrir el cuadro de diálogo ‘Guardar como’ es usar el atajo de teclado a continuación
F12
Una vez que presione la tecla F12, se debería abrir el cuadro de diálogo Guardar como, donde puede nombrar su archivo de Excel y especificar la ubicación donde se debe guardar el archivo.
Si F12 no funciona para usted, use el atajo a continuación:
Fn + F12
Para usar la tecla de acceso rápido anterior, mantenga presionada la tecla de función y luego presione la tecla F12.
Guardar como acceso directo #2 en Excel
A continuación se muestra otro atajo de teclado que también abre el cuadro de diálogo «Guardar como».
ALT + F + A + O
Para usar la tecla de acceso rápido anterior, debe usar estas teclas una tras otra (una tras otra).
Lo bueno de este método abreviado de teclado es que siempre funciona y no se ve afectado por las teclas de función de su teclado.
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Guardar como opción en la cinta
Si no eres fanático de los atajos de teclado, siempre puedes ir a la opción ‘Guardar como’ disponible en la cinta.
Si bien esta puede no ser la forma más rápida de llegar al cuadro de diálogo ‘Guardar como’, son solo unos pocos clics (por lo que tampoco es demasiado trabajo).
A continuación se muestran los pasos para abrir el cuadro de diálogo ‘Guardar como’ con la opción en la cinta:
- Haga clic en la pestaña ‘Archivo’
- Haga clic en la opción ‘Guardar como’
- Haga clic en la opción ‘Examinar’
Los pasos anteriores también abrirían el cuadro de diálogo «Guardar como».
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Agregar la opción Guardar como en la barra de herramientas de acceso rápido
Si no eres fanático de los atajos de teclado, hay otra forma rápida que solo requiere un clic para abrir el cuadro de diálogo Guardar como.
Y para que eso suceda, debe agregar la opción Guardar como en la barra de herramientas de acceso rápido (QAT).
A continuación se muestran los pasos para agregar el icono «Guardar como» a la barra de herramientas de acceso rápido:
- Haga clic con el botón derecho en una de las pestañas de la cinta
- Haga clic en la opción ‘Personalizar la cinta’
- En el cuadro de diálogo Opciones de Excel que se abre, haga clic en la opción ‘Barra de herramientas de acceso rápido’ en el panel izquierdo
- Desplácese hacia abajo y seleccione la opción ‘Guardar como’ de la lista de comandos
- Haga clic en el botón Agregar
- Haga clic en Aceptar
Los pasos anteriores agregarían el icono Guardar como en la barra de herramientas de acceso rápido, que siempre permanecerá visible encima o debajo de la cinta (a menos que lo hayas ocultado específicamente).
Después de agregar el ícono «Guardar como» al QAT, puede abrir el cuadro de diálogo con un solo clic. Si bien este no es un atajo de teclado, es mucho más rápido que abrir la misma opción desde la pestaña Archivo en la cinta
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Cosas importantes que debe saber al usar Guardar como en Excel
Algunas cosas importantes que debe saber al trabajar con el cuadro de diálogo Guardar como en Excel:
- No puede guardar un archivo de Excel con el mismo nombre que un archivo de Excel existente en la carpeta. Debe elegir un nombre diferente o Excel sobrescribirá el archivo existente con el archivo actual
- Como buena práctica, cuando guarde una copia de un archivo de Excel, agregue la fecha o la fecha y la hora al nombre del archivo. En mi experiencia, dedicar un poco más de tiempo a nombrar correctamente su archivo puede ahorrarle mucho tiempo en el futuro.
- Si agrega un código de macro VBA a un archivo, debe guardarlo con la extensión .XLSM (como un archivo habilitado para macros); de lo contrario, el código de macro no se guardará.
- Tenga en cuenta que puede mantener el mismo nombre si cambia la extensión del archivo. Por ejemplo, si tiene un archivo llamado Ejemplo.xlsx y le agrega un código de macro y usa Guardar como para guardarlo, puede mantener el nombre Ejemplo.xlsm
- También puede cambiar el tipo de archivo desde el cuadro de diálogo Guardar como. Para hacer esto, haga clic en la lista desplegable Guardar como tipo y luego seleccione el tipo de archivo en el que desea guardar el archivo.
En este tutorial, le mostré algunos métodos abreviados de teclado que puede usar para abrir el cuadro de diálogo Guardar como, que puede usar para guardar cualquier archivo nuevo o existente con un nombre nuevo en cualquier ubicación.
También cubrí los pasos para agregar el ícono «Guardar como» a la barra de herramientas de acceso rápido, que le permite abrir el cuadro de diálogo «Guardar como» con un solo clic.
Espero que hayas encontrado útil este tutorial.
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