Excel le permite ordenar su conjunto de datos según valores numéricos, valores de texto, fechas y colores de celda.
Sin embargo, no hay una funcionalidad integrada en Excel para ordenar las celdas según la longitud del texto en las celdas.
En una de mis capacitaciones de Excel, me preguntaron si es posible ‘ordenar por la longitud del texto en las celdas de Excel o no’.
Podría pensar en dos métodos simples para hacer esto (podría haber más, estoy seguro).
En este tutorial, voy a compartir estos dos métodos simples que puede usar rápidamente ordenar por longitud en excel.
Ordenar por longitud usando la función LEN + funcionalidad de clasificación
A continuación, tengo un conjunto de datos con los nombres de algunas personas en la columna A, y quiero ordenar este conjunto de datos según la longitud del nombre en la celda.
Así que quiero que el nombre más corto esté en la parte superior y el más largo en la parte inferior.
En este método, le mostraré cómo hacerlo usando la columna auxiliar y la funcionalidad de clasificación integrada en Excel.
La lógica aquí sería simple: primero averigüe la longitud del nombre en cada celda de la columna de ayuda, luego use esa columna de ayuda para ordenar los datos.
A continuación se muestran los pasos para hacer esto:
- Escribe el texto «Ayudante» en la celda B1. Este será el encabezado de columna para la columna auxiliar.
- En la celda B2 ingrese la siguiente fórmula:
=LEN(A2)
- Aplique la fórmula a todas las demás celdas de la columna B. Puede hacerlo seleccionando la celda que ya contiene la fórmula (B2), colocando el cursor sobre el controlador de relleno y, cuando cambie al ícono más, haga doble clic en él. O simplemente puede copiar y pegar la celda que contiene la fórmula para llenar las otras celdas restantes
- Seleccione todo el conjunto de datos, incluida la columna auxiliar y los encabezados.
- Haga clic en la pestaña «Datos» en la cinta
- Haga clic en el icono «Ordenar». Esto abre el cuadro de diálogo Ordenar
- En el cuadro de diálogo Ordenar, marque ‘Mis datos tienen encabezados’
- Haga clic en el menú desplegable «Ordenar por» y seleccione la opción «Ayudante». Si lo hace, se asegurará de que la columna auxiliar se utilice para ordenar los datos.
- Seleccione el orden de clasificación (voy de Pequeño a Grande aquí)
- Haga clic en Aceptar
Los pasos anteriores ordenan inmediatamente los datos según la longitud del nombre en cada celda de la columna A.
Cuando haya terminado de ordenar, puede eliminar la columna auxiliar.
Consejo profesional: Si también desea conservar los datos originales, lo mejor es hacer una copia de seguridad del conjunto de datos
Observación: Usé la función LEN para averiguar el número total de caracteres en cada celda. Si las celdas tienen espacios iniciales, finales o dobles entre los nombres, también se cuentan. Esto puede causar resultados de clasificación inesperados, así que asegúrese de eliminar los espacios adicionales.
Ordenar por longitud con la fórmula ORDENAR (nueva función en Office 365)
Si usa la nueva versión de Excel (incluida con la suscripción a Microsoft 365), tendrá acceso a funciones de clasificación adicionales que facilitan la clasificación según la longitud del texto.
A continuación, tengo el mismo conjunto de datos donde tengo los nombres en la columna A y quiero ordenar estos datos según la longitud del nombre.
Aquí está la fórmula que hará esto por mí:
=SORTBY(A2:A11,LEN(A2:A11),1)
Escriba la fórmula anterior en la celda donde desea obtener el resultado. Dado que se trata de una fórmula de matriz, el resultado se desborda y muestra el resultado en las celdas debajo de la celda donde se ingresó la fórmula.
En este ejemplo, ingresé esta fórmula en la celda B2.
Ahora déjame explicarte rápidamente cómo funciona esta fórmula.
En la función SORTBY anterior, utilicé tres argumentos:
- La matriz a ordenar – estos son los nombres en la columna A que deben ordenarse por la longitud del nombre
- La matriz por la que ordenar la primera matriz – estos son los criterios por los cuales tenemos que ordenar el conjunto de datos de nombres. Como quiero ordenar esto según la longitud del nombre, utilicé la función LEN para calcular primero la longitud del nombre en cada celda y luego usar eso como criterio para ordenar los datos del nombre.
- Orden de clasificación – Usé 1 aquí porque quiero que la clasificación sea en orden ascendente
Además, aquí hay algunas cosas importantes que debe saber al usar esta fórmula para ordenar por longitud de texto:
- Dado que este es el resultado de una fórmula de matriz, no puede cambiar ni eliminar ninguna celda que contenga el resultado de la fórmula. Puede eliminar todo el resultado, pero no puede editar ni eliminar elementos específicos de la matriz resultante
- Cuando ingresa la fórmula ORDENAR POR y presiona Entrar, el resultado de la fórmula se derrama en las celdas debajo de la celda donde ingresó la fórmula. Si una de las celdas (que se supone que debe llenarse con la matriz resultante) ya contiene algo, la fórmula le dará el error DERRAME. Para corregir este error, asegúrese de que las celdas estén vacías para que puedan ser ocupadas por el resultado de la fórmula ORDENAR
Entonces, estas son dos formas fáciles que puede usar rápidamente ordenar según la longitud del texto en las celdas en Excel.
Si está usando una versión anterior de Excel, puede usar la función LEN junto con la función CLASIFICAR, y si está usando las versiones más nuevas de Excel y tiene acceso a la función CLASIFICAR, puede hacerlo con una sola fórmula .
Estoy seguro de que también puede hacer esto con VBA o Power Query, pero quería mantenerlo simple y mostrarle los dos métodos más fáciles que se me ocurrieron.
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