Cuando trabaja en una hoja de cálculo de Excel extensa, puede evitar confundirse y abrumarse organizando las columnas en grupos.
Esto facilita mostrar y ocultar diferentes partes de la hoja de trabajo para que solo se vean los datos relevantes.
En este tutorial, le mostraré tres métodos para agrupar columnas en excel.
Observación: Asegúrese de que la hoja de trabajo no contenga columnas ocultas antes de aplicar cualquiera de los siguientes métodos.
Método #1: seleccione las columnas que se agruparán y aplique el comando de grupo
Al usar este método, primero seleccionamos las columnas que queremos agrupar y luego aplicamos el comando Agrupar.
El siguiente conjunto de datos muestra las ventas de varias tabletas durante las tres cuartas partes.
En el conjunto de datos anterior, quiero agrupar todas las columnas entre el Tableta columna y la gran total Columna (para que todos los datos de ventas de meses y trimestres se puedan ocultar fácilmente con un clic).
A continuación se muestran los pasos para agrupar columnas en Excel:
- Seleccione las columnas haciendo clic en el encabezado de la columna B, manteniendo presionado el botón del mouse y arrastrando los encabezados de las columnas hasta el encabezado de la columna M.
- Selecciona el Hechos pestaña, en la Descripción general grupo, haga clic en la flecha hacia abajo en el Grupo botón y elige el Grupo opción.
Alternativamente, puede usar el atajo de teclado Mayús+Alt+Flecha derecha.
El esquema de nivel 1 se crea como se muestra a continuación (aparece una línea gris sobre las columnas que están agrupadas):
Cuando hace clic en el botón de vista general número 1 en la esquina superior izquierda (o hace clic en el botón menos en la esquina superior derecha), todas las columnas dentro del grupo se ocultan, como se muestra a continuación:
Para mostrar las columnas, haga clic en el botón más (+) en la parte superior del grupo.
Cómo crear grupos internos
En el ejemplo anterior, hemos creado solo una descripción general donde se agrupan todas las columnas seleccionadas.
Ahora puedes seguir los mismos pasos y crear grupos internos dentro del grupo principal.
Por ejemplo, en nuestro conjunto de datos, agrupamos todos los datos del mes como titulares y luego también podemos crear grupos internos para cada trimestre.
A continuación se muestra nuestro conjunto de datos con una descripción general de nivel 1 donde todas las columnas se agrupan entre las columnas A y N.
Queremos crear un grupo interno de columnas dentro de este grupo.
A continuación se muestran los pasos para crear un grupo interno de columnas:
- Seleccione las columnas que queremos incluir en el grupo interno. Queremos incluir las columnas B, C y D en este caso.
- Selecciona el Hechos pestaña, en la Descripción general grupo, haga clic en la flecha hacia abajo en el Grupo botón y elige el Grupo opción.
Alternativamente, puede usar el atajo de teclado Mayús+Alt+Flecha derecha.
El grupo interior se crea:
Tenga en cuenta que debido a que solo se pueden agrupar columnas adyacentes, tendremos que repetir el proceso para cualquier otro grupo que queramos crear.
De manera similar, podemos agrupar las tres columnas que preceden a la columna Total Q2 y las tres columnas que preceden a la columna Total Q3.
Ahora tenemos 2 niveles de grupos de columnas:
- Un grupo exterior del nivel 1 consta de las columnas B a M.
- Tres grupos internos de nivel 2; columnas BD, columnas EH y columnas JK.
Para contraer todos los grupos internos, haga clic en el botón de nivel 2 a la izquierda de los grupos.
Para colapsar cada grupo interno, haga clic en el botón menos (-) en la parte superior del grupo.
Método #2: seleccione celdas en las columnas que se agruparán y aplique el comando de grupo
Este método es una variación del método #1.
En lugar de seleccionar las columnas para agrupar y luego aplicar el comando Agrupar, seleccionamos celdas en las columnas que queremos agrupar y aplicamos el comando Agrupar.
El siguiente conjunto de datos muestra las ventas de varias tabletas durante las tres cuartas partes.
Queremos agrupar todas las columnas entre las Tableta y el gran total columna.
A continuación se muestran los pasos para agrupar columnas en Excel:
- Seleccione al menos una celda en las columnas que queremos agrupar.
- Selecciona el Hechos pestaña, en el grupo Descripción general, haga clic en la flecha hacia abajo en él Grupo botón y elige el Grupo opción.
Alternativamente, puede usar el atajo de teclado Mayús+Alt+Flecha derecha.
- En el cuadro de diálogo Grupo que se abre, seleccione Columnas y luego haga clic en Aceptar.
El esquema de nivel 1 se crea como se muestra a continuación:
Después de crear el esquema, puede ocultar rápidamente las columnas haciendo clic en el botón menos en la esquina superior derecha de la hoja de trabajo (el botón menos está al final de la línea gris).
Una vez que haga clic en el botón menos, todas las columnas que agrupó se ocultarán y obtendrá el resultado que se muestra a continuación.
Para mostrar las columnas, haga clic en el botón más (+) en la parte superior del grupo.
Método n.º 3: utilice la opción Contorno automático
Si su conjunto de datos tiene un patrón predecible, puede usar el Contorno automático opción en el Descripción general group para agrupar las columnas automáticamente.
El siguiente conjunto de datos tiene un patrón predecible.
Las columnas B, C, D, F, G, H, J, K y L contienen el mismo tipo de datos, que son las cifras de ventas mensuales de varias tabletas.
Cada una de las columnas E, I y M contiene la suma de las tres columnas anteriores. La columna N contiene el total general de las columnas E, I y M.
Podemos agrupar fácilmente columnas en este conjunto de datos usando el Contorno automático opción.
Utilizamos los siguientes pasos para eliminar las columnas entre el Tableta columna y la gran total columna.
- Seleccione la pestaña de la hoja de trabajo que contiene el conjunto de datos para activar la hoja de trabajo.
- Selecciona el Hechos pestaña, en la Descripción general grupo, haga clic en la flecha hacia abajo en el Grupo botón y elige el Contorno automático opción.
Los contornos de nivel 1 y 2 se crean como se muestra a continuación:
Las columnas del conjunto de datos se agrupan en un resumen de nivel 1 y tres esquemas de nivel 2. Hay tres esquemas de nivel 2 porque los datos representan las ventas de tabletas durante tres trimestres.
Cuando hace clic en el botón de esquema número 1 en la esquina superior izquierda (o en el botón menos en la esquina superior derecha al final de la línea gris), todas las columnas dentro del grupo se ocultan, como se muestra a continuación:
Podemos mostrar las columnas o expandir el grupo haciendo clic en el botón más (+) en la parte superior del grupo.
Para ocultar los meses en grupos de tres, haga clic en los botones menos (-) del resumen de nivel 2.
En el siguiente ejemplo, hicimos clic en el primer botón menos (-) del resumen de nivel 2 para ocultar los primeros tres meses:
Para colapsar todos los grupos de nivel 2, hacemos clic en el botón de nivel 2 en el lado izquierdo del área de descripción general:
Agrupar columnas cuando las columnas de resumen están a la derecha de las columnas de detalle
A veces, su conjunto de datos tendrá las columnas de resumen a la izquierda de las columnas de detalles, como se muestra a continuación:
Debe hacer lo siguiente antes de usar la función de contorno automático:
- Haga clic en el ícono del iniciador del cuadro de diálogo en la esquina inferior derecha del mismo Descripción general grupo.
- En el cuadro de diálogo Configuración que aparece, habilite la opción ‘Columnas de resumen a la derecha del detalleopción y haga clic en Aceptar.
Ahora puede utilizar el Contorno automático como se explicó anteriormente en este método, y el resultado será el siguiente:
Tenga en cuenta que la función Esquema automático generó solo un nivel de agrupación con tres grupos, y los botones menos (-) están en el lado izquierdo de los grupos, no en el derecho.
Cómo desagrupar ciertas columnas
Para desagrupar columnas específicas, haga lo siguiente:
- Seleccione las columnas que desea desagrupar, por ejemplo, columnas BD en el siguiente conjunto de datos,
- Sobre el Hechos pestaña, en la Descripción general grupo, haga clic en el Desagrupar mando.
También puedes usar el atajo Mayús + Alt + Flecha izquierda.
Las columnas BD no están agrupadas como se muestra a continuación:
Cómo borrar un esquema en columnas agrupadas
Para eliminar todas las agrupaciones de columnas:
- Abre el Hechos pestaña, en la Descripción general grupo, haga clic en la flecha hacia abajo debajo del Desagrupar botón y elige el Borrar resumen opción.
Los otros pasos eliminarían inmediatamente el contorno en todos los grupos de columnas y desaparecerían.
En este tutorial, he cubierto algunos métodos que puede usar para agrupar rápidamente columnas en Excel.
Si sus datos están organizados en un patrón predecible, puede usar la opción Resumen automático, que crea automáticamente uno o más niveles de agrupación para su conjunto de datos.
También puede seleccionar manualmente las columnas (o las celdas dentro de las columnas que desea agrupar) y luego agruparlas usando las opciones en la cinta.
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